Emigratiechecklist

Als je de diverse facetten van een relocatie onder de loep neemt, komen er zoveel diensten bij kijken, dat je al snel te maken hebt met een doolhof van actoren. Om de vooropgestelde timing te halen is coördinatie belangrijk. Daarom geven sommigen dit aspect door aan een relocatiekantoor, dat deze rugzak overneemt. Het laat je toe te focussen op het gezin, je job of gewoon het fantastische feit dat je kan vertrekken. 

Sommige aspecten van emigreren vereisen gespecialiseerde kennis. Procedures inzake bankzaken, sociale zekerheid, huurwetgeving … zijn vaak complex. Aarzel niet om hulp in te roepen van specialisten, zo kan je vervelende situaties vermijden. Wist je bijvoorbeeld dat wanneer je huurcontract in Duitsland afloopt, je het hele huis opnieuw moet schilderen? Een projectmatige aanpak geeft je de kans om alle kosten van een relocatie te berekenen en in te schatten of een emigratie financieel haalbaar is.

Emigreren is een persoonlijke gebeurtenis en de organisatie is afhankelijk van locatie tot locatie. Maar we kunnen wel een algemene leidraad aanbieden om jouw emigratie goed te plannen.

Met deze checklist van voorbereidingen kan je al vanaf zes maanden voor de eigenlijke verhuizing beginnen.

Gemeente en overheid – officiële documenten:

  • visa aanvragen en informeren i.v.m. verblijfs- en werkvergunningen op de bestemming.
  • uitschrijven uit bevolkingsregister bij gemeente, belastingen en andere overheidsinstanties. Schrijf je bij de gemeente uiterlijk 1 dag voor je vertrek uit (vraag zeker een bewijs van uitschrijving).
  • aanvragen internationaal uittreksel geboorteregister van alle gezinsleden en trouwakte.
  • opzeggen domicilie en opzeggen gemeentebelastingen – kan een deel van de belastingen teruggevorderd worden?
  • Ervoor zorgen dat alle paspoorten nog minimaal een jaar geldig zijn. 
  • Kopieën maken van geldige paspoorten en zorgen voor pasfoto’s van alle gezinsleden.
  • Eventueel een internationaal rijbewijs aanvragen.
  • Noodscenario’s voorzien: regelingen treffen met notaris inzake overlijden, maken van een wilsbeschikking, testament en voogdij over de kinderen regelen indien jou iets zou overkomen.
  • Contact opnemen met de ambassade van het bestemmingsland. Je vindt er de informatie uit eerste hand over hoe de emigratie formeel geregeld wordt.

Abonnementen en lidmaatschappen:

  • opzeggen telefoonabonnementen van vaste lijn en gsm.
  • opzeggen televisie- en internetaansluiting.
  • afmelden of laten afsluiten bij energieleverancier, waterbedrijf.
  • opzeggen abonnementen van kranten, tijdschriften, lidmaatschappen van bibliotheken, sportverenigingen en hobbyclubs, theater- of filmabonnementen of nieuwsbrieven.

Financieel:

  • regelen financiën met bank: stopzetten betalingen met domiciliëring. Zeg zeker jouw Belgische rekeningen niet (onmiddellijk) op.
  • zoeken vaste contactpersoon om dingen vanuit het buitenland te kunnen regelen.
  • opzeggen of aanpassen verzekering voor auto, inboedel, verhuizing.
  • Screening van de bestaande verzekeringen en bepalen waar aanpassingen noodzakelijk zijn.

Medisch

  • medische check-up en laatste afspraak bij de tandarts regelen.
  • vaccinaties op punt zetten.
  • medicijnen voorzien, denk er bijvoorbeeld aan dat anticonceptiemiddelen niet overal verkrijgbaar zijn.
  • medische dossiers opvragen bij huisarts en tandarts en waar nodig laten vertalen en digitaliseren.
  • afmelden bij mutualiteit.
  • uitzoeken hoe en waar je op je bestemming medische hulp kan krijgen.

Onderwijs

  • waarde van diploma’s uitzoeken en ze legaliseren.
  • kinderen uitschrijven uit de school en bewijs voorzien van welk onderwijs ze tot nu toe hebben gevolgd.
  • nieuwe school zoeken op de bestemming (of kiezen voor een online variant).

Post

  • verhuisdocumenten aanvragen bij de post en het nodige regelen om post door te sturen, eventueel zelfs naar het land van bestemming.
  • noodzakelijke bedrijven, instellingen en privépersonen op de hoogte brengen van de verhuizing.
  • regelen correspondentieadres in België en in het nieuwe land.
  • internationaal online e-mailadres regelen dat je overal kan raadplegen (bv. Hotmail of Gmail).

Sociale contacten

  • afscheidsfeestje(s) regelen.
  • lijsten opmaken met contactgegevens van familie, vrienden, kennissen en professionele contacten.
  • contact opnemen met expatorganisaties op locatie.

Verhuizing van goederen en huisdieren

  • offertes aanvragen bij erkende verhuisfirma’s.
  • informeren naar invoerbepalingen, ook voor eventuele auto of huisdieren.
  • aankoop- en garantiebewijzen verzamelen om te kunnen aantonen dat de spullen meer dan 6 maand in je bezit zijn.

Huisvesting

  • huis in België een toekomst geven, te huur of te koop stellen.
  • huisvesting zoeken in het land van bestemming.

TIP: Zorg dat je altijd scans van belangrijke en officiële documenten bij je hebt en bewaar ze ook op een usb-stick. Er wordt naar gevraagd op de meest onverwachte momenten. Als deze dan in een container zitten die zich op één van de zeven wereldzeeën bevindt, is het wachten geblazen.

Elke gezinssituatie is anders en meestal bestaan er geen standaardantwoorden. Stuur ons daarom jouw specifieke vraag door, samen met een uitgebreide situatieschets, via ons contactformulier. Wij trachten de losse eindjes voor je aan elkaar te knopen en orde in de chaos te brengen.

Je kan ook een beroep doen op onze ervaringsdeskundigen: bijna 80 VIW-vertegenwoordigers ter plaatse.